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ÉTAPES DE LA DEMANDE

Étapes de la demande

Étape 1 : Renseignez-vous

Avant d’investir temps et énergie dans la préparation d’une demande, vous aurez besoin d’un bon indicateur de la concordance de votre projet avec les objectifs et les critères de la Fondation. Lisez attentivement toutes les conditions associées à nos demandes de financement, en particulier la description des projets et des activités non admissibles.

Étape 2 : Dépôt

Vous devez transmettre votre demande par courriel à la Fondation au plus tard le 31 juillet de chaque année.
Sur le site de la Fondation, sous l’onglet Réalisation, cliquez sur l’onglet Dépôt de la demande.

Vous trouverez dans le formulaire de demande de financement des précisions et un ensemble de documents à joindre à votre demande. Il est très important de ne pas oublier les documents complémentaires, car les demandes incomplètes ne seront pas retenues.

Étape 3 : Recevabilité

Votre demande fera l’objet d’une analyse sommaire qui permettra d’en déterminer la recevabilité en fonction des aspects suivants :

• Le respect de la mission, des objectifs et des principes de la Fondation;
• L’exhaustivité de l’information exigée.

Tout organisme dont la demande n’est pas jugée recevable en est avisé par écrit, raisons à l’appui.

Étape 4 : Évaluation des projets

Si votre demande est jugée recevable, la Fondation procèdera à une analyse de sélection.

Une demi-douzaine d’intervenants du milieu ou œuvrant dans des domaines d’expertise pertinents à l’analyse de chaque projet assistent la Fondation dans cette tâche. Ces experts ont pour mandat de conseiller la Fondation sur la pertinence, la faisabilité et la pérennité des projets.

La Fondation consulte également une équipe de comptables agréés qui nous aidera à effectuer le choix final des projets en rapport avec le développement de la Fondation et de sa mission.

Étape 5 : Sélection

Les demandes analysées sont présentées au comité de sélection de la Fondation, qui les examine une à une.

Les demandes acceptées sont généralement celles qui correspondent le mieux à la mission, aux objectifs et aux principes de la Fondation, et ce, jusqu’à épuisement des fonds alloués chaque année à la Fondation.

Le choix du comité de sélection et des experts comptables sont présentés à la réunion de novembre du conseil d’administration de la Fondation, ou encore à celle de décembre suivant la date de tombée. Vous serez avisé par écrit de la décision de la Fondation concernant votre demande. Une demande refusée par le conseil peut être soumise de nouveau, dès la date de tombée suivante.

Étape 6 : Entente et réalisation

Entente
Après l’acceptation du projet par le conseil d’administration de la Fondation, la signature par les parties de la convention de financement officialise l’entente conclue entre la Fondation Grace Dart et le demandeur de subvention. Cette convention fixe les conditions de participation des parties, la visibilité associée au projet et, plus particulièrement, les responsabilités respectives.

Cette convention tient ainsi lieu de contrat liant les deux parties et définit les modalités selon lesquelles l’organisme s’engage à réaliser le projet. L’acceptation de principe, par le conseil d’administration de la Fondation, du projet présenté par l’organisme n’oblige pas la Fondation à signer une convention de financement avec cet organisme, si ce dernier n’en accepte pas les modalités dans des délais raisonnables après avoir été informé de l’avis favorable du conseil.

Réalisation
Le projet doit être réalisé conformément aux dispositions de la convention signée entre les parties. L’organisme peut en confier la réalisation, en tout ou en partie, à un tiers. Toutefois, en tant que signataire de la convention, il demeure le seul responsable du projet et, par conséquent, l’unique interlocuteur de la Fondation.

Étape 7 : Vérification

Une visite des lieux pourra être effectuée par la Fondation afin de vérifier la conformité de votre projet.
Le suivi du projet doit être conforme à celui prescrit dans la convention de financement signée par les deux parties.

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